New Phone System Checklist

Checklista för nytt telefonsystem

Funderar du på att ersätta kontorets telefonsystem?

Här är några saker som vi hoppas ska göra det enklare. Om du hittar svar på följande frågor, kommer du se att det är mycket enklare att välja ett system som passar dina behov.

Ta först ett titt omkring och gör en snabb undersökning av ditt existerande telefonsystem:

• Hur många telefoner behöver du?

• Hur mycket personal kommer du att behöva 1-3 år från nu?

• Hur många personer kommer sannolikt vara i telefon samtidigt?

• Kan du identifiera vad som inte fungerar i ditt existerande system?

Svaren på dessa frågor bör ge dig en idé om hur många anknytningar (interna telefonlinjer) och linjer till det allmänna telenätet (externa telefonlinjer) du behöver, tillsammans med några idéer om funktioner som saknas.

Fundera nu över dina externa samtal och gör en ny snabb undersökning:

• Har du mer än ett kontor? Om det är så, hur många samtal är interna?

• Ringer du många internationella samtal? Hur många?

Svaren ger dig en idé om hur du bäst dirigerar dina externa samtal. Med andra ord, vilka sorts linjer behöver du? Du kan klara av att spara pengar genom att välja att dirigera vissa samtal över ett IP-nätverk såsom internet, eller över det traditionella PSTN-nätverket.

Det kan också vara användbart att få en idé om existerande IT-system – du kan också utnyttja din IT-infrastruktur för att spara pengar och lägga till funktionalitet till ditt telefonsystem. Försök få en idé om följande information:

• Vilken typ av anslutning har installerats för nätverket?

• Går anslutningen till varje bord?

• Stödjer nätverksswitcharna Power Over Ethernet?

IT-infrastrukturen kommer att ge dig en idé om ditt nätverk är lämpligt för IP-telefonianknytningar, som kan spara kostnader för anslutningar och förenkla installationen.

Lägg ner lite tid på att fundera över vilka telefonifunktioner som verkligen kunde vara till fördel för dig. Tänk då på hur människor i din organisation arbetar.

• Behöver vissa medarbetare gå omkring på arbetsplatsen?

• Är vissa medarbetare mycket borta från sina arbetsbord?

• Har du många medarbetare som arbetar hemifrån, eller fältbaserad personal?

• Utnyttjar du dataapplikationer för att lagra kontaktinformation?

• Har du grupper av medarbetare som tar hand om inkommande samtal?

• Har några användare “specialkrav”, som receptionister, arbetsledare vid call centers, eller personal som arbetar i krävande miljöer?

Dessa frågor kan ge dig information om den kapacitet du behöver för applikationer och terminaler i ett lämpligt system, inklusive CTI-applikationer, röstbrevlådesystem och programmerbara nyckelmoduler. För att kunna få bästa möjliga integration och användarvänlighet, bör ditt val av PBX-plattform göras direkt med dessa kriterier i åtanke, snarare än att behandla dem som “tillägg”.

Glöm slutligen inte att tänka på installation och underhållsbehov.

Lösningar:
Nu har du troligen inhämtat mycket information om ditt aktuella system, tillsammans med några idéer om ersättningssystem. Vissa av de teknikområden som kan ge dig en affärsfördel diskuteras här.

Flera kontor:
Om din organisation har mer än en kontorslokal, överväg då om du kan spara pengar genom att dirigera samtal mellan kontoren över en VPN (Virtual Private Network) på internet, snarare än PSTN.

Detta kan vara en särskild fördel om dina kontor är lokaliserade internationellt. Detta kan kräva installation av VOIP-linjer.

Mobila arbetare:
Om personalen rör på sig mycket inom lokalerna, men behöver ha kontakt, kan trådlösa DECT-telefoner erbjuda en stor fördel genom att ge personer möjlighet att hålla kontakt medan de är mobila.

Moderna affärs DECT-system erbjuder alla de fördelar som PBX-anslutna bordstelefoner har, med åtkomst till röstbrevlåda och samtalsöverflyttning medan de är borta från arbetsbordet.

Datatelefoniintegration (CTI)
Om din organisation använder ett kundstödssystem (CRM), eller en contact manager-databas, kan du ofta göra livet enklare genom att ansluta telefonsystemet med dataapplikationen.

Detta tillåter att samtalen kan göras direkt från vald applikation, vilket innebär att du inte behöver ha numren sparade på två ställen, och gör att det blir mycket enklare att hitta kontakter och placera samtal genom “klicka för att ringa upp” funktionalitet.

Ovanstående bör ge dig en god start genom att du har en grundläggande “kravlista” som ger dig en god hjälp när du börjar titta på potentiella lösningar.